Stan epidemii, który obowiązuje w Polsce w związku z pandemią koronawirusa wpływa na wiele obszarów działalności, w tym na udzielanie i wykonywanie zamówień publicznych. Z uwagi na znaczące ryzyko rozpowszechniania się koronawirusa wprowadzono rozmaite obostrzenia, a wiele urzędów i sądów pracuje w trybie ograniczonego bezpośredniego kontaktu.
Tymczasem postępowania o udzielenie zamówień publicznych w dalszym ciągu są przeprowadzane. W przypadku tych prowadzonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. o wartości przekraczającej „progi unijne”, w których pełna komunikacja elektroniczna jest obowiązkowa lub krajowych o wartości poniżej progów unijnych o ile zamawiający, pomimo braku takiego obowiązku, zdecyduje się na przeprowadzenie postępowania w oparciu o środki komunikacji elektronicznej, możliwe jest uzyskanie w formie elektronicznej dokumentów podmiotowych niezbędnych na potrzeby wykazania braku podstaw wykluczenia z postępowania. W dobie powszechnego dostępu do Internetu, dokumenty te można uzyskać nie wychodząc z domu.
W niniejszym wpisie zostaną omówione regulacje prawne normujące sposób uzyskiwania poszczególnych dokumentów w postaci elektronicznej, a także szczegółowe instrukcje ich uzyskiwania.
Wymogi rozporządzeń dotyczące składania dokumentów elektronicznych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego
Zgodnie z § 14 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. 2016, poz. 1126, dalej: „rwd”):
„Dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem”.
Zgodnie z § 5 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2017 poz. 1320, dalej: „rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej”):
„1. jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, lub inne dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia.
2.W przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia, opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a ustawy, albo przez podwykonawcę jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem”.
Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego
Regulacje prawne
Zgodnie z § 5 pkt 2 rwd, Zamawiający w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia może żądać zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
Zgodnie z art. 306a Ordynacji podatkowej (Dz. U. 2019, poz. 900):
„§ 1. Organ podatkowy wydaje zaświadczenia na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie.
§2. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:
1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
§3. Zaświadczenie potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu jego wydania.
§4. Zaświadczenie wydaje się w granicach żądania wnioskodawcy”.
Na mocy art. 306k w zw. z art. 126 Ordynacji podatkowej sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Tryb wydawania zaświadczeń reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2015 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe (Dz. U. 2015, poz. 235). Zgodnie z tą regulacją:
§ 6.
(…)
„2. Podstawę do wydania zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, związanych z działalnością gospodarczą, stanowi zgoda podatnika wyrażona na piśmie albo w formie dokumentu elektronicznego, w której podaje imię i nazwisko lub nazwę, adres (miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu, siedziby albo miejsca prowadzenia działalności) oraz identyfikator podatkowy.
§7. Zaświadczenie doręczane w formie dokumentu elektronicznego jest uwierzytelnione bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
§8. Zaświadczenia są wydawane przez organ podatkowy właściwy rzeczowo i miejscowo w sprawach poszczególnych zobowiązań podatkowych, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o administracji podatkowej”.
W przypadku zaświadczeń o niezaleganiu z podatkami są one albo podpisywane e-podpisem kwalifikowanym pracownika organu podatkowego, albo też poświadczane profilem zaufanym ePUAP. W takiej też postaci powinny być przekazane zamawiającemu.
Jak uzyskać zaświadczenie z US online?
Złożenie wniosku w formie elektronicznej umożliwione zostało za pośrednictwem poniższego linku: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0751_00.
W celu złożenia wniosku niezbędne będzie posiadanie:
- profilu zaufanego, lub
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W pierwszej kolejności należy założyć konto na portalu biznes.gov.pl i połączenie go z profilem zaufanym. Po założeniu konta można przystąpić do wypełniania wniosku o zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach. Wypełnienie wniosku polega na zaznaczeniu właściwych „okienek” lub odpowiedzi na pytania.
Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach podlega opłacie skarbowej w kwocie 21 złotych (od każdego egzemplarza zaświadczenia). We wniosku należy podać liczbę egzemplarzy zaświadczenia jakie będą nam potrzebne.
Opłatę dokonuje się nie na numer rachunku bankowego urzędu, ale na konto urzędu miasta (gminy), właściwego dla siedziby urzędu, w którym składany jest wniosek. Jeśli np. wniosek składany jest do urzędu skarbowego we Radomiu, to opłatę skarbową trzeba zapłacić na konto Urzędu Miasta Radomia. Numer konta można uzyskać na stronie konkretnego urzędu miasta (gminy).
Potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej należy dołączyć do wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach. Dopuszczalne będzie m. in. potwierdzenie wygenerowane w formacie pdf z konta internetowego. Przy składaniu wniosku w formie elektronicznej należy potwierdzenie wgrać jako załącznik.
Należy pamiętać, że w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika konieczne będzie dołączenie do wniosku pełnomocnictwa wraz z opłatą skarbową w kwocie 17 złotych.
We wniosku o wydanie zaświadczenia należy zaznaczyć, że zostanie ono odebrane w formie elektronicznej na portalu biznes.gov.pl. Serwis wysyła powiadomienie o możliwości odbioru zaświadczenia. W treści maila należy wejść w link „potwierdź odbiór dokumentu” i zalogować się na swoje konto. Następnie należy potwierdzić odbiór dokumentu, poprzez podpisanie profilem zaufanym urzędowego poświadczenia doręczenia (konieczne będzie przy tym wpisanie kodu otrzymanego w wiadomości sms). Należy pobrać wszystkie otrzymane załączniki.
Reasumując:
- w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, gdzie komunikacja między zamawiającym a wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, możliwe jest złożenie e-ZUS w formie uzyskanej od
- W postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych, gdzie zamawiający nie wprowadził wymogu komunikacji elektronicznej, złożenie wydruku dokumentu uzyskanego elektronicznie potwierdzonego za zgodność z oryginałem przez wykonawcę nie jest poprawne, ponieważ brak jest regulacji zrównujących moc wydruku z dokumentem wystawionym elektronicznie.
E-ZUS
Jak uzyskać zaświadczenie z ZUS online?
Zgodnie z § 5 pkt 3 rwd w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu, zamawiający może żądać zaświadczenia właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
Uzyskiwanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek odbywa się w sposób niemal identyczny, jak w przypadku uzyskiwania zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach – konieczne będzie posiadanie podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz konta w serwisie biznes.gov.pl.
Na stronie głównej biznes.gov.pl należy wejść w zakładkę „Sprawy przedsiębiorcy”. Następnie klikamy na link „Ubezpieczenia społeczne”, dalej w okienko „Chcę rozliczać sprawy ZUS/KRUS” oraz „Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS”. W dalszej kolejności należy zalogować się na konto w serwisie biznes.gov.pl.
Dodatkowym krokiem w odróżnieniu od uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego jest konieczność zarejestrowania się na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Jeśli jeszcze nie zarejestrowałeś się na PUE ZUS, po zalogowaniu się na konto w serwisie biznes.gov.pl wyświetli się okno rejestracji nowego profilu na PUE ZUS, w którym należy wypełnić niezbędne dane. W przypadku posiadania profilu na PUE ZUS, logowanie odbywa się automatycznie.
Następnie należy wypełnić elektroniczny wniosek poprzez wpisanie brakujących danych: celu, liczby egzemplarzy i miejscowość. Klikając w okienko „Sprawdź” (w menu w górnej części okna) można zweryfikować poprawność uzupełnionych danych. Aby wysłać wniosek do ZUS należy kliknąć przycisk „Wyślij” (w menu w dolnej części ekranu). Na koniec wniosek należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Prawidłowe podpisanie wniosku będzie równoznaczne z wysłaniem go do ZUS.
Gdy ZUS udzieli odpowiedzi na wniosek, w zakładce „Dołączone dokumenty” w serwisie biznes.gov.pl pojawi się link do niej wraz z urzędowym poświadczeniem doręczenia (UPD). Kliknij w link z odpowiedzią z ZUS, aby odebrać zaświadczenie albo decyzję o odmowie jego wydania. Następnie pojawi się podgląd elektronicznego dokumentu odpowiedzi z ZUS – zaświadczenia albo decyzji o odmowie jego wydania. Uzyskane zaświadczenie należy zapisać na dysku w formacie xml. Dokument ten będzie potwierdzony podpisem kwalifikowanym osoby, która go wydała.
Jak zatem prawidłowo złożyć zaświadczenie ZUS uzyskane elektronicznie?
Regulacje prawne
W przypadku postępowań prowadzonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wykonawca powinien przesłać zamawiającemu otrzymany plik XML wraz z plikiem podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej do wystawienia informacji. Tylko taki dokument jest dokumentem oryginalnym i może być skutecznie składany w toku postępowania o udzielnie zamówienia publicznego.
Dodatkowo, w ocenie Kancelarii, zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych złożone w formie skanu wydruku e-ZUS poświadczonego za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę jest złożone poprawnie, pomimo iż z § 5 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej wynika, że w przypadku, gdy oryginał dokumentu został sporządzony w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca jest zobowiązany przekazać zamawiającemu oryginał tego dokumentu. W tym przypadku dochodzi do pewnej rozbieżności pomiędzy regulacjami wspomnianego rozporządzenia a ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. t.j. 2020, poz. 266).
Należy zauważyć, że mocą art. 1 pkt 12 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2017 poz. 1027), poprzez dodanie w art. 50 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustępów 4a-4c – zrównano moc prawną wydruku z mocą dokumentów wydawanych przez ZUS.
Zatem od dnia wejścia w życie przedmiotowej nowelizacji, tj. od dnia 13 czerwca 2017 r. wykonawcy mogą przedkładać w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w zakresie przesłanki z art. 24 ust. 5 pkt 8 Pzp wydruk z systemu ZUS.
Jednak należy mieć na uwadze, że zgodnie z przywołanym powyżej § 5 Rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej, w postępowaniu przeprowadzanym w oparciu o środki komunikacji elektronicznej, zamawiający powinien uznać skan wydruku e-ZUS poświadczonego za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę za niedopuszczalny. Takie zachowanie stałoby jednak w sprzeczności z regulacjami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Pomimo tej dwoistości regulacji, w ocenie Kancelarii, mając na uwadze hierarchię aktów prawnych określoną w art. 87 Konstytucji z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. 1997 r., nr 78, poz. 483), regulacje ustawy mają wyższą rangę niż rozporządzenie, które jest wydawane w celu wykonania ustawy.
Poniżej przedstawiono treść dodanych ustępów 4a-c w art. 50 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:
„4a. Zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek oraz decyzje o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek wydane przez Zakład w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym mogą być wykorzystywane w formie wydruku przez płatnika składek, który je uzyskał.
4b. Zakład umożliwia weryfikację zaświadczenia lub decyzji, o których mowa w ust. 4a, przez udostępnioną przez Zakład stronę internetową, po podaniu:
1) danych identyfikujących zaświadczenie albo decyzję;
2) typu identyfikatora płatnika składek i jego numeru;
3) daty wydania zaświadczenia lub decyzji.
4c. Wydruki, o których mowa w ust. 4a, mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Zakład, jeżeli zawierają dane, o których mowa w ust. 4b, umożliwiające ich weryfikację w sposób określony w tym przepisie.”
Jak wskazano w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 2 stycznia 2019 r. (KIO 2578/18):
„W ocenie Izby złożone przez Odwołującego zaświadczenie wydane w formie elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wskazaną w treści zaświadczenia, które było możliwe do zweryfikowania przy wykorzystaniu oprogramowania do weryfikacji podpisu, złożone w postaci wydruku, mogło i powinno posłużyć Zamawiającemu do oceny, czy istnieją przesłanki wykluczenia tego wykonawcy z postępowania. Zaświadczenie to, jak wskazuje jego treść zostało wydane m.in. na podstawie art. 217 i 2018 Kodeksu postępowania administracyjnego (kpa). Stosownie do art. 217 § 4 kpa zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie. Tym samym zgodnie z art. 76 § 1 kpa stanowi ono dokument urzędowy, sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania, stanowiący dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone.
W ocenie Izby, na ocenę dokumentu wydanego przez ZUS w formie elektronicznej, zrównanej z formą pisemną nie ma wpływu późniejsze jego wydrukowanie w celu jego złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wynika to z przywołanych w odwołaniu i przytoczonych powyżej przepisów art. 50 ust. 4a i 4c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, które stanowią, że zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne, wydane w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, może być wykorzystywane w formie wydruku przez płatnika składek, który je uzyskał oraz, że taki wydruk ma moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez ZUS, jeżeli zawierają dane umożliwiające ich weryfikację, o których mowa w ust. 4b, stosownie, do którego ZUS umożliwia weryfikację takiego zaświadczenia poprzez udostępnioną stronę internetową, po podaniu danych identyfikujących zaświadczenie, typu i numeru identyfikatora płatnika składek oraz daty wydania zaświadczenia. Złożone przez Odwołującego zaświadczenie zawierało takie dane, co umożliwiło Zamawiającemu dokonanie weryfikacji.
Skoro przedmiotowe zaświadczenie ZUS jest urzędowym dokumentem elektronicznym, które z mocy ustawy może być wykorzystywane w formie wydruku, mającego moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez ZUS, to w ocenie składu orzekającego Izby powinno być uznane przez Zamawiającego przy ocenie braku przesłanek wykluczenia z postępowania Odwołującego. Wskazuje na to wykładnia celowościowa i funkcjonalna przepisów ustawy Pzp i ww. rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W sytuacji, gdy zaświadczenie potwierdza brak zaległości w opłacaniu składek ZUS, czego Zamawiający nie kwestionował, to powinien uznać, iż Odwołujący wykazał, iż nie naruszył obowiązków dotyczących płatności składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, tj. wykazał brak podstaw wykluczenia go z postępowania”.
Reasumując:
- w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, gdzie komunikacja między zamawiającym a wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, możliwe jest złożenie e-ZUS w formie uzyskanej od organu (tj. w formacie xml wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) albo w formie skanu wydruku poświadczonego za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Wykonawcę jest poprawne,
- w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych, gdzie zamawiający nie wprowadził wymogu komunikacji elektronicznej, złożenie wydruku dokumentu e-ZUS potwierdzonego za zgodność z oryginałem przez wykonawcę jest poprawne.
Informacja z KRK
Regulacje prawne
Zgodnie z § 5 pkt 1 rwd w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu, zamawiający może żądać informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy oraz, odnośnie skazania za wykroczenie na karę aresztu, w zakresie określonym przez zamawiającego na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 5 i 6 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz. U. 2019, poz. 115):
„Informacje o osobie oraz informacje o podmiocie zbiorowym doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do ich wydania”.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2014 r. w sprawie trybu udzielania z Krajowego Rejestru Karnego informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego:
Z kolei zgodnie z § 3 ust. 1:
„Informacji z KRK oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udziela się przez elektroniczną platformę usług Ministerstwa Sprawiedliwości umożliwiającą złożenie zapytania lub wniosku, otrzymanie informacji z KRK lub informacji z rejestru karnego państwa obcego oraz składanie i doręczanie innych pism w postępowaniu toczącym się na podstawie zapytania lub wniosku, zwaną dalej „e‑Platformą”.
§ 13 ust. 1 stanowi, że:
„Informacja z rejestru karnego państwa obcego niebędącego państwem członkowskim Unii Europejskiej jest przekazywana jako załącznik do pisma sporządzonego w formacie XML, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu”.
Z powyższego wynika, że jeśli dana osoba chce uzyskać taką informację elektronicznie, to złożenie wniosku o wydanie oraz uzyskanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego jest możliwe tylko i wyłącznie poprzez „e-Platformę” Ministerstwa Sprawiedliwości. Jest ona dostępna pod adresem https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web.
Jak uzyskać zaświadczenie z KRK online?
Aby złożyć wniosek, niezbędne jest zarejestrowanie się na „e-Platformie”, wniosek musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też profilem zaufanym.
Aby wystąpić o zaświadczenie do KRK droga elektroniczną należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis zaufany. Instrukcja założenia profilu zaufanego znajduje się pod poniższym linkiem: https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany .
Następnie, należy zarejestrować się na stronie ekrk.ms.gov.pl lub ems.ms.gov.pl zakładając swoje konto na e-Platformie MS.
Tworzenie konta przebiega w następujący sposób:
- dla osoby fizycznej:
- konto zakłada się na e-Platformie MS poprzez wypełnienie formularza na stronie e-KRK
- po wypełnieniu potwierdza zapoznanie się z Zakresem i Warunkami korzystania z systemu e-KRK, a także wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych
- po wykonaniu tych czynności użytkownik otrzymuje mail zawierający link aktywacyjny
- dla podmiotu instytucjonalnego(dla firm, sądów, policji oraz innych uprawnionych podmiotów i organów):
- wyznaczony pracownik podmiotu (osoba wyznaczona na administratora konta) wypełnia formularz rejestracyjny dla podmiotu instytucjonalnego. po czym otrzymuje mailem link aktywacyjny
- kolejnym krokiem jest wprowadzenie danych osób uprawnionych do reprezentacji danej instytucji, osoby te także otrzymują link aktywacyjny
- ostatnim krokiem jest wysłanie pisemnego zgłoszenia utworzenia konta do Biura, w zgłoszeniu podaje się dane instytucji, administratora oraz osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu
- po weryfikacji i potwierdzeniu danych Biuro wykonuje utworzenie konta instytucjonalnego.
Po dokonaniu rejestracji należy wybrać zakładkę „Krajowy Rejestr Karny” gdzie znajdują się są dwie aplikacje:
- pierwsza dla osób fizycznych;
- druga dla firm, instytucji (np. sądów)
W zakładkach znajdują się Formularze Rejestracyjne. Należy wybierać ten który nas dotyczy tj.:
1. formularz dla osób fizycznych
- formularz dla podmiotów instytucjonalnych (np. firm, sądów, urzędów, policji i innych organów ścigania a także innych uprawnionych podmiotów)
Za udzielenie informacji z Krajowego Rejestru Karnego przez system e-KRK pobiera się opłatę w wysokości:
- 20 zł– za informację o osobie
- 20 zł– za informacje o podmiocie zbiorowym
Opłaty za uzyskanie zaświadczeń drogą elektroniczną dokonuje się wyłącznie za pomocą mechanizmów płatności udostępnionych na ekrk.
Informacja z Krajowego Rejestru Karnego wydawana jest jako dokument elektroniczny w formacie XML opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wykonawca dostaje archiwum w formacie ZIP, w którym są trzy pliki – zaświadczenie właściwe w formacie XML, plik podpisu zewnętrznego oraz wizualizacja zaświadczenia w formacie PDF.
Próby otwierania pliku XML kończą się wyświetleniem pliku tekstowego. Tekst jest jednak mało czytelny i znacznie wygodniejsze jest korzystanie z rozwiązań oferujących „wizualizację” danych, czyli wyświetlenie ich na ekranie komputera w postaci zawierającej formatowanie tekstu, pola, tabele itp., a więc znacznie przyjaźniejszej.
„e-Platforma” oferuje funkcjonalność „wizualizacji” KRK w formacie XML, dzięki czemu na ekranie komputera otrzymuje się widok przypominający wygląd dokumentu wydawanego w wersji papierowej.
Co istotne, wizualizacja takiego dokumentu nie jest jego oryginałem dokumentu elektronicznego. Wydrukowanie takiej wizualizacji, zeskanowanie jej i opatrzenie takiego skanu własnym podpisem elektronicznym poświadczającym za zgodność z oryginałem nie spełnia wymogów § 14rwd, ponieważ w takim przypadku nie poświadcza się za zgodność z oryginalnym dokumentem, ale jedynie z jego wizualizacją, która nie stanowi oryginału dokumentu elektronicznego.
Jak wskazano na stronie głównej „e-Platformy”, „wydany dokument ma postać pliku XML, który można zapisać na informatycznym nośniku danych (np. pamięć USB, płyta CD, DVD). Wizualizacja zaświadczenia możliwa jest przy wykorzystaniu funkcjonalności e-KRK. Wydruk nie jest dokumentem.”
Jak zatem prawidłowo złożyć informację z KRK uzyskaną elektronicznie?
W przypadku postępowań prowadzonych w oparciu o środki komunikacji elektronicznej, wykonawca powinien przesłać zamawiającemu otrzymany plik XML wraz z plikiem podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej do wystawienia informacji. Tylko taki dokument jest dokumentem oryginalnym i może być skutecznie składany w toku postępowania o udzielnie zamówienia publicznego.
W przypadku postępowań nieprowadzonych w oparciu o środki komunikacji elektronicznej, złożenie zaświadczenia z KRK w formie wydruku/wizualizacji dokumentu uzyskanego elektronicznie nie będzie poprawne, ponieważ w ustawie nie zrównano mocy dokumentów w formie elektronicznej z wydrukiem takiego dokumentu.
Powyższe potwierdzone zostało w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej m. in. w wyroku z dnia
9 września 2015 r. (sygn. akt: KIO 1799/15, KIO 1801/15), w którym Izba wskazała, że: „Należy bowiem zauważyć – a potwierdza to również stanowisko Ministerstwa Sprawiedliwości, że w przypadku informacji wydawanej w formie pliku elektronicznego, dokumentem jest ten właśnie plik, który ma formę elektroniczną, a nie wydruk zawartości tego pliku. Stąd też skuteczne posługiwanie się taką informacją wymaga przede wszystkim przedłożenia pliku elektronicznego zapisanego na nośniku danych. Sam wydruk może w takim przypadku pełnić funkcję pomocniczą, ale wydruk nie może zastąpić dokumentu, którym jest plik elektroniczny. Należy podkreślić, że zrównanie mocy wydruków komputerowych z dokumentami urzędowymi zostało zastosowane w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym w odniesieniu do informacji odpowiadających odpisowi z tego Rejestru. Na mocy art. 4 ust. 4aa ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w Rejestrze. Ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym nie zawiera analogicznego przepisu, stąd też brak jest podstaw do uznania, że sam wydruk informacji o osobie jest dokumentem”.
Szczegółowy zakres i warunki korzystania z systemu e-KRK zostały przedstawione w poniższym linku: https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web/resources/docs/zakres_warunki_korzystania_z_e-KRK.pdf
Reasumując:
- w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, gdzie komunikacja między zamawiającym a wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, złożenie KRK w formie dokumentu elektronicznego uzyskanego od organu jest poprawne,
- W postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych, gdzie zamawiający nie wprowadził wymogu komunikacji elektronicznej, złożenie wydruku zaświadczenia uzyskanego elektronicznie potwierdzonego za zgodność z oryginałem przez wykonawcę nie jest poprawne.
Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego / Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
Odpis z KRS lub CEIDG jest wymieniony w § 5 pkt 4 rozporządzenia i służy potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp.
W obecnie obowiązującym stanie prawnym, w celu zadośćuczynienia obowiązkowi z art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp wystarczające będzie złożenie odpisu aktualnego KRS pobranego ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/) – w przypadku wykonawców będących osobami prawnymi albo odpisu informacji ze strony Internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/Search.aspx) – w przypadku wykonawców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą albo samodzielne pobranie tych dokumentów przez zamawiającego.
Zgodnie z treścią art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
(Dz. U. z 2019 r. poz. 1500) pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych i pełnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację, o których mowa w ust. 3 (Centralna Informacja wydaje odpisy, wyciągi i zaświadczenia oraz udziela informacji z Rejestru, które mają moc dokumentów urzędowych, jeżeli zostały wydane w postaci papierowej lub elektronicznej).
Z powyższego przepisu wynika, że odpis aktualny z KRS wygenerowany ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości po wprowadzeniu numeru identyfikującego stanowi dokument urzędowy, który nie wymaga poświadczania przez wykonawcę za zgodność z oryginałem.
Podobny status mają zaświadczenia o wpisie w CEiDG, co zostało potwierdzone przez Krajową Izbę Odwoławczą m. in. w wyroku z dnia 11 maja 2016 r. (sygn. akt: KIO 648/16).
Odpisy pobrane ze stron internetowej odpowiednio Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz Ministerstwa Sprawiedliwości w postaci elektronicznej stanowią dokumenty wystarczający do potwierdzenia braku podstawy wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu.
Ponadto, należy podkreślić, że zamawiający nie musi na podstawie art. 26 ust. 1 albo 2 ustawy Pzp wzywać wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia odpisu z KRS lub informacji z CEIDG, jeżeli może ten dokument uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych. Zgodnie z treścią art. 26 ust. 6 ustawy Pzp wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy Pzp (m.in. potwierdzających brak podstaw wykluczenia), jeżeli zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych. Dodatkowo z § 10 ust. 1 rozporządzenia wynika, że w przypadku wskazania przez wykonawcę dostępności oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 2, § 5 i § 7 rozporządzenia, w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych wskazane przez wykonawcę oświadczenia lub dokumenty.
Dokumenty podmiotów zagranicznych
Nie ulega wątpliwości, że ogólnoświatowa pandemia koronawirusa powoduje utrudnienie w uzyskiwaniu dokumentów i zaświadczeń urzędowych nie tylko w Polsce, ale i w innych krajach. Należy mieć na uwadze, że w poszczególnych państwach obowiązują odmienne procedury uzyskiwania takich dokumentów i zaświadczeń. Może się więc okazać, że zachowanie minimalnych terminów określonych w art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp (tj. odpowiednio 10 i 5 dni) jest nierealne dla niektórych wykonawców mających siedzibę za granicą. W takiej sytuacji, wydłużenie przez Zamawiającego terminu na złożenie ww. dokumentów (w odpowiedzi na wniosek wykonawcy) należałoby uznać za dobrą praktykę.
A co z wadium?
W niniejszym wpisie skupiono się na kwestiach dotyczących uzyskania dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia, lecz na marginesie konieczna jest analiza możliwości złożenia wadium w postaci elektronicznej. Gwarancja wadialna nie jest ani dokumentem podmiotowym, przedmiotowym, ani nie stanowi treści oferty sensu stricto. Podkreślenia wymaga, że czynność wniesienia wadium nie podlega konwalidacji, nie można dokonać jego wpłaty po upływie wskazanego terminu składania ofert, jak również nie można uzupełnić dokumentu, potwierdzającego wniesienie wadium, jeśli wadium wnoszone jest w innej formie niż pieniężna (por. wyrok KIO z 19.01.2012, KIO 63/12, KIO 66/12, wyrok KIO z 13.10.2017, KIO 2023/17). Sankcja za niewniesienie wadium lub wniesienie go w sposób nieprawidłowy jest dotkliwa, ponieważ zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 7b ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy.
W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, gdzie komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcą odbywa się elektronicznie, wadium w formie niepieniężnej powinno być wniesione w oryginale w postaci elektronicznej (zob. szerzej Opinia UZP „Zasady wnoszenia niepieniężnych form wadium przez wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówień publicznych w postępowaniach wszczętych po dniu 17 października 2018 r.”, https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/interpretacja-przepisow/pytania-i-odpowiedzi-dotyczace-nowelizacji-ustawy-prawo-zamowien-publicznych-2/zasady-wnoszenia-niepienieznych-form-wadium-przez-wykonawcow-ubiegajacych-sie-o-udzielenie-zamowien-publicznych-w-postepowaniach-wszczetych-po-dniu-17-pazdziernika-2018-r.).
Powstaje jednak pytanie: czy w postępowaniach krajowych, które nie są prowadzone w oparciu o środki komunikacji elektronicznej gwarancja wadialna złożona przez wykonawcę w postaci elektronicznej może zostać uznana za poprawną?
Odpowiedzi na to pytanie każdorazowo należy szukać w postanowieniach SIWZ w danym postępowaniu, w tym w szczególności dotyczących zasad wnoszenia wadium i komunikacji w postępowaniu, ponieważ zamawiający jest uprawniony do określenia w SIWZ szczegółowych zasad.
W świetle art. 5 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (Dz.U. 2019 poz. 2357), udzielanie i potwierdzanie gwarancji bankowych stanowi jedną z czynności bankowych.
Oświadczenia banku zawierające zobowiązanie zapłaty, w świetle art. 81 ust. 2 ustawy Prawo bankowe powinno zostać złożone na piśmie pod rygorem nieważności. Zgodnie z kolei z art. 7 ust. 1 Prawa bankowego „Oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej”. Z kolei na mocy ust. 3 „Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, uznaje się, że czynność dokonana w formie, o której mowa w ust. 1, spełnia wymagania formy pisemnej także wtedy, gdy forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności”. Z regulacji Prawa bankowego wynika więc, że gwarancja wadialna może zostać wystawiona elektronicznie.
W świetle art. 4 ust. 7 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (tj. Dz. U. 2019 poz. 381), zawieranie umów gwarancji ubezpieczeniowej jest czynnością ubezpieczeniową, co oznacza że działalność podmiotu udzielającego takiej gwarancji podlega przepisom ww. ustawy. Przepisy ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej nie definiują pojęcia gwarancji ubezpieczeniowej, poprzestając w zasadzie na uwzględnieniu gwarancji w katalogu czynności ubezpieczeniowych. Uwzględniając stanowisko Sądu Najwyższego, wyrażone w wyroku z dnia 15 lutego 2018 r. (IV CSK 86/17), podejmując próbę zdefiniowania pojęcia gwarancji ubezpieczeniowej oraz kształtowania jej treści celowym jest uwzględnienie reguł dotyczących ustawowo uregulowanej gwarancji bankowej (por. też wyroki SN z dnia 10 lutego 2010 sygn. V CSK 233/09 oraz z dnia 14 kwietnia 2016 r., II CSK 388/15). Jak wskazano w przywołanej opinii UZP, „przepisy ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, odmiennie niż czyni to ustawa Prawo bankowe nie określa formy ustanowienia gwarancji ubezpieczeniowej. Mechanizm zawierania i działania gwarancji ubezpieczeniowej jest jednak zasadniczo analogiczny jak w przypadku gwarancji bankowej. Zakład ubezpieczeń udziela gwarancji na zlecenie dłużnika (wykonawcy). Zlecenie to inicjuje czynność złożenia oświadczenia woli ustanowienia gwarancji przez zakład ubezpieczeń jej beneficjentowi. Uwzględniając jednak realia zamówień publicznych oraz zasady prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, zasadnym jest wymaganie, aby gwarancja ubezpieczeniowa będąca wadialnym zabezpieczeniem oferty wykonawcy przybrała formę materialną (listu gwarancyjnego, polisy), w szczególności mając na uwadze jedną z podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych jaką jest zasada pisemności, a także realny charakter czynności polegającej na wniesieniu wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego”.
Jak wynika z powyższego, ustawa Prawo bankowe dopuszcza możliwość ustanowienia wadium w postaci elektronicznej w każdym przypadku. Jednak zamawiający jest uprawniony do określenia w SIWZ zasad dotyczących wnoszenia wadium (należy odróżnić ustanowienie wadium w formie gwarancji rozumiane jako zawarcie stosownej umowy przez wykonawcę z instytucją /bankiem, zakładem ubezpieczeń/ od wniesienia wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia, która to czynność swym zakresem obejmować musi złożenie dokumentu potwierdzającego ustanowienie wadium w formie gwarancji). Dlatego też, każdorazowo przed ustanowieniem i wniesieniem wadium, należy szczegółowo przeanalizować zapisy SIWZ w danym postępowaniu.
Opracowała: Ewa Łuszczewska
= 
4,6371 PLN