Zbliża się 1 marca 2024 r. Tego dnia upływa termin na złożenie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Przygotowanie rocznego sprawozdania jest jednym z obowiązków zamawiających, który został opisany w art. 82 ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 t.j.), dalej jako: „PZP”. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje związane z przekazaniem tego dokumentu Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, a także przydatne linki, pod którymi można znaleźć wskazówki co do wypełniania rocznego sprawozdania.
Gdzie znaleźć wzór sprawozdania?
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach dostępne jest za pośrednictwem platformy https://ezamowienia.gov.pl/pl/. Po zalogowaniu się na konto zamawiającego widoczna jest pozycja o nazwie „Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach”, w której opisie znajduje się treść: „Przygotuj i przekaż do Prezesa UZP roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach”.
Formularz wzoru sprawozdania jest interaktywny. Wzór sprawozdania jest udostępniony jako narzędzie do wypełnienia (edycji) na stronie internetowej platformy e-Zamówienia. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach jest przekazywane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych za pośrednictwem tej właśnie strony.
Jak wypełnić sprawozdanie?
Szczegółowa instrukcja dotycząca technicznego wypełnienia poszczególnych pozycji jest dostępna pod adresem:
https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Informacja-do-Prezesa-UZP-5.2.pdf
Część dotycząca rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach jest dostępna od strony 9.
Warto zwrócić uwagę, że określone strony interaktywnego formularza sprawozdań zawierają pozycję „Załaduj dane z systemu”, która pozwala na automatyczne wypełnianie informacji, skracając tym samym łączny czas edycji dokumentu.
Jakie zamówienia uwzględnić w sprawozdaniu?
Zgodnie z treścią art. 82 ust. 1 PZP: „Zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, zwane dalej „sprawozdaniem”, w tym o zamówieniach wyłączonych na podstawie niniejszego działu rozdziału 1 oddziału 2, zamówieniach klasycznych, których wartość jest mniejsza niż 130 000 złotych, a także o zamówieniach sektorowych oraz zamówieniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest mniejsza niż progi unijne”.
Z przywołanej treści przepisu wynika, że sprawozdanie dotyczy udzielonych zamówień. Natomiast zamówienia zostały zdefiniowane w art. 7 pkt 32 PZP, zgodnie z którym: „ilekroć w ustawie jest mowa o
zamówieniu – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług”. Zatem zasadniczo każda umowa odpłatna w przedmiocie dostaw, usług lub robót budowlanych, zawarta między zamawiającym a wykonawcą, powinna zostać uwzględniona w sprawozdaniu – także taka umowa, co do której nie ma obowiązku stosowania przepisów PZP. Wniosek taki potwierdza także sama treść art. 82 ust. 1 PZP. Przepis ten jednoznacznie wskazuje, że w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy przekazać informację o zamówieniach „podprogowych”.
Czy roczne sprawozdanie wymaga podpisu Kierownika Zamawiającego?
Jak wynika z informacji dostępnych na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, obowiązujący wzór rocznego sprawozdania nie przewiduje złożenia pod nim podpisu przez kierownika zamawiającego .
Czy wysłane sprawozdanie można skorygować?
Tak, możliwa jest korekta informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, które już zostało przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych za pośrednictwem platformy e-Zamówienia.
W tym celu konieczne jest z punktu widzenia listy „Przekazane aktualne” wybranie opcji „Utwórz korektę”, a następnie oznaczenie wysłanego sprawozdania. W dalszym kroku konieczne będzie wprowadzenie modyfikacji.
Gdzie można rozwiać wątpliwości dotyczące sprawozdania?
Podstawowym źródłem informacji dotyczących rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach są akty prawne, tj. przepisy PZP – problematyka sprawozdań została uregulowana w art. 82 ust. 1 – 4 PZP, a także przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz. U. poz. 2463). Przepisy tego rozporządzenia określają zakres informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, sposób jego przekazywania i korekty, a także przepis przejściowy.
Bardziej szczegółowe informacje można uzyskać na witrynie Urzędu Zamówień Publicznych pod adresem:
https://www.gov.pl/web/uzp/roczne-sprawozdanie-o-udzielonych-zamowieniach-publicznych
oraz na platformie e-Zamówienia pod adresem:
https://ezamowienia.gov.pl/pl/roczne-sprawozdanie-o-udzielonych-zamowieniach/
Szczególnie przydatne mogą okazać się informacje zawarte w dokumencie „Zasady sporządzania i przekazywania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach”, który jest dostępny pod linkiem:
https://www.gov.pl/web/uzp/zasady-sporzadzania-i-przekazywania-rocznego-sprawozdania-o-udzielonych-zamowieniach-na-podstawie-ustawy-pzp-z-2019-r
a także zawarte w zakładce „PYTANIA i ODPOWIEDZI dotyczące zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach na podstawie ustawy Pzp z 2019 r.” na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, dostępnej pod linkiem:
https://www.gov.pl/web/uzp/pytania-i-odpowiedzi-dotyczace-zasad-sporzadzania-rocznego-sprawozdania-o-udzielonych-zamowieniach-na-podstawie-ustawy-pzp-z-2019-r2
Jak wynika z informacji zawartych na stronie portalu e-Zamówienia , w przypadku wątpliwości merytorycznych możliwy jest także kontakt z Departamentem Informacji, Edukacji i Analiz Systemowych UZP pod następującymi numerami telefonów: 22 458 77 73, 22 458 77 85 lub 22 458 77 57.
Natomiast wątpliwości techniczne można rozwiewać pod numerem telefonu 22 458 77 99 w godzinach 8:15-16:15 lub poprzez zgłoszenie w Systemie Obsługi Zgłoszeń Platformy e-Zamówienia.
= 
4,6371 PLN