Wybrane obowiązki zamawiających - PZP

Wybrane obowiązki zamawiających, które mogą mieć wpływ na sytuację wykonawców w świetle ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r., poz. 1710 j.t., dalej jako: „PZP”):

1. Obowiązek sporządzenia analizy potrzeb i wymagań (art. 83 PZP)

• sporządzenie analizy potrzeb i wymagań jest obowiązkowe w przypadku postępowań o wartości równej lub wyższej niż progi unijne (w tym w przypadku zamówień na usługi społeczne, jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro). Nie ma obowiązku sporządzania analizy potrzeb i wymagań w przypadku udzielania zamówień sektorowych (art. 362 pkt 1 PZP) lub zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa (art. 395 ust. 1 pkt 1) lit. a) tiret pierwsze PZP),
• celem analizy potrzeb i wymagań jest dokonywanie zakupów w sposób przemyślany, co z kolei ma doprowadzić do zwiększenia efektywności wydatkowania środków publicznych, zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 PZP,
• analiza potrzeb i wymagań obejmuje w szczególności badanie przez zamawiającego możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych, a także rozeznanie rynku w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb oraz w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia. Dodatkowo analiza potrzeb i wymagań powinna wskazywać orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów realizacji zamówienia, możliwość podziału zamówienia na części, przewidywany tryb udzielenia zamówienia, możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia, a także ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia,
• nie ma wzoru analizy potrzeb i wymagań. Analiza potrzeb i wymagań nie musi stanowić załącznika do protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia (por. stanowisko wyrażone w dokumencie: https://www.uzp.gov.pl/__data/assets/pdf_file/0023/45374/Wskazowki-w-przedmiocie-analizy-potrzeb-i-wymagan.pdf s. 29). Wydaje się, że wykonawcy będą mogli uzyskać dostęp do analizy potrzeb i wymagań poprzez skierowanie do zamawiającego wniosku o udzielenie informacji publicznej w trybie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r., poz. 2176 j.t.), dalej jako: „Ustawa o dostępie do informacji publicznej”.
• wpływ obowiązku na sytuację wykonawców – po uzyskaniu dostępu do analizy potrzeb i wymagań wykonawcy będą mogli dokonać weryfikacji tego, czy czynności podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu są zgodne z treścią analizy potrzeb i wymagań. W przypadku niezgodności działań zamawiającego z tym dokumentem, wykonawcy mogą podjąć próbę wywarcia wpływu na zamawiającego celem skorygowania czynności niezgodnych z analizą potrzeb i wymagań. Przykładowo wskazać można sytuację, w której zamawiający w analizie potrzeb i wymagań wskazał, że orientacyjna wartość zamówienia przekracza progi unijne, natomiast postępowanie prowadzone jest według przepisów o udzielaniu zamówień o wartości niższej, niż progi unijne. Samo w sobie nie oznacza to jeszcze naruszenia przepisów PZP, lecz może stanowić dla wykonawcy punkt zaczepienia dla zbadania prawidłowości działań zamawiającego.

1. Obowiązek sporządzenia raportu z realizacji zamówienia (art. 446 PZP)

• sporządzenie raportu z realizacji zamówienia jest obowiązkowe w przypadku, gdy wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego napotka pewne problemy, takie jak wydatkowanie kwoty wyższej o co najmniej 10% od wartości ceny ofertowej, nałożenie na wykonawcę kar umownych w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej, wystąpienie opóźnień w realizacji zamówienia (w zależności od jego wartości – przekraczające co najmniej 90 lub 30 dni), a także w przypadku odstąpienia przez zamawiającego od umowy w całości lub w części lub jej wypowiedzenia w całości lub w części przez zamawiającego lub wykonawcę. Raport może być sporządzony także w innych przypadkach.
• nie ma obowiązku sporządzania raportu z realizacji zamówienia w przypadku zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa (art. 395 ust. 1 pkt 2) PZP),
• zamawiający sporządza raport z realizacji zamówienia w terminie miesiąca od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo od dnia rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej,
• podstawowym celem obowiązku sporządzenia raportu z realizacji zamówienia jest zwiększenie efektywności wydatkowania środków publicznych dzięki należycie przeprowadzonej ewaluacji umowy (por. treść uzasadnienia do PZP, które jest dostępne pod adresem: http://www.sejm.gov.pl/Sejm8.nsf/druk.xsp?nr=3624),
• zamawiający nie ma ustawowego obowiązku przekazywania raportu jakiejkolwiek instytucji. Wydaje się, że zainteresowane podmioty będą mogły uzyskać dostęp do raportu z realizacji zamówienia poprzez skierowanie do zamawiającego wniosku o udzielenie informacji publicznej w trybie przepisów Ustawy o dostępie do informacji publicznej.
• wpływ obowiązku na sytuację wykonawców – po uzyskaniu dostępu do raportu z realizacji zamówienia konkurenci wykonawcy, który realizował zamówienie publiczne, wejdą w posiadanie informacji, które w istotny sposób mogą rzutować na sytuację tego wykonawcy w innych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku, gdy konkurenci dowiedzą się o nałożeniu na wykonawcę kar umownych lub odstąpieniu lub wypowiedzeniu umowy przez zamawiającego, mogą w każdym kolejnym postępowaniu zgłaszać zamawiającemu zaistnienie względem wykonawcy fakultatywnych podstaw do wykluczenia, o ile takie zostaną ustanowione w konkretnym postępowaniu, przykładowo takich jak poważne naruszenie obowiązków zawodowych (art. 109 ust. 1 pkt 5 PZP), czy też niewykonanie lub nienależyte wykonanie istotnego zobowiązania wynikającego z umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 109 ust. 1 pkt 7 PZP). W przypadku sporządzenia raportu przez zamawiającego wykonawca powinien przeprowadzić wszechstronną analizę, czy nie zaistniała potrzeba do dokonywania w kolejnych postępowaniach o udzielenie zamówienia tzw. samooczyszczenia (self-cleaningu), o którym mowa w art. 110 ust. 2 PZP.

1. Obowiązek zamieszczenia ogłoszenia o wykonaniu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 448 PZP)

• zamawiający ma obowiązek zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy w terminie 30 dni od wykonania umowy (także w przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne),
• nie ma obowiązku zamieszczenia ogłoszenia o wykonaniu umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych w przypadku zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa (art. 395 ust. 1 pkt 2) PZP),
• szczegółowy zakres informacji przekazywanych w ramach ogłoszenia o wykonaniu umowy został uregulowany w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. poz. 2439). Ogłoszenie o wykonaniu umowy powinno zawierać m. in. szczegóły dotyczące przebiegu realizacji umowy, takie jak przykładowo informacja czy umowa została wykonana należycie,
• ogłoszenie o wykonaniu umowy jest powszechnie dostępne z uwagi na jego zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych,

• wpływ obowiązku na sytuację wykonawców – z uwagi na powszechny dostęp do Biuletynu Zamówień Publicznych, konkurenci wykonawcy, który realizował zamówienie publiczne, mogą wejść w posiadanie informacji, które w istotny sposób mogą rzutować na sytuację tego wykonawcy w innych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku, gdy konkurenci dowiedzą się o nienależytym wykonaniu umowy, mogą w każdym kolejnym postępowaniu zgłaszać zamawiającemu zaistnienie względem wykonawcy fakultatywnych podstaw do wykluczenia, o ile takie zostaną ustanowione w konkretnym postępowaniu, przykładowo takich jak poważne naruszenie obowiązków zawodowych (art. 109 ust. 1 pkt 5 PZP), czy też niewykonanie lub nienależyte wykonanie istotnego zobowiązania wynikającego z umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 109 ust. 1 pkt 7 PZP). W przypadku zamieszczenia przez zamawiającego informacji o nienależytym wykonaniu umowy w ogłoszeniu o wykonaniu zamówienia, wykonawca powinien przeprowadzić wszechstronną analizę, czy nie zaistniała potrzeba do dokonywania w kolejnych postępowaniach o udzielenie zamówienia tzw. samooczyszczenia (self-cleaningu), o którym mowa w art. 110 ust. 2 PZP.