Forma dokumentów potwierdzających niekaralność podmiotów zagranicznych

Forma dokumentów potwierdzających niekaralność podmiotów zagranicznych

W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego bierze udział wiele podmiotów zagranicznych bądź wykonawców, których członkowie organów zarządzających, nadzorczych albo inne osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14 oraz ust. 5 i 6 ustawy Pzp mają miejsce zamieszkania za granicą. Tak jak wskazano w jednym z poprzednich wpisów, pomimo coraz większego stopnia harmonizacji regulacji na terenie UE, w praktyce wciąż występują problemy z zebraniem właściwej dokumentacji potwierdzającej brak podstaw wykluczenia i jej należytą oceną. Systemy prawne w poszczególnych państwach różnią się – czasem ten sam czyn zabroniony, który w polskim kodeksie karnym stanowi przestępstwo, w innym kraju jest traktowany jako wykroczenie. Kwestia ustalenia odpowiedników polskiej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w poszczególnych państwach UE wciąż budzi wiele kontrowersji.  Abstrahując od powyższego, problem powstaje również w przypadku oceny formy złożonych dokumentów. Niniejszy wpis został poświęcony temu zagadnieniu, a szczególną uwagę poświęcono zaświadczeniom dotyczącym osób fizycznych mających miejsce zamieszkania w Hiszpanii.

Zgodnie z § 14 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 1126, dalej: „rwd”): „dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem”.

Z kolei zgodnie z § 16 rwd:

1. Dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę, o której mowa w art. 9 ust. 3 ustawy.
2. W przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 1, zamawiający może żądać od wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski wskazanych przez wykonawcę i pobranych samodzielnie przez zamawiającego dokumentów”.

Przytoczone uregulowania nie różnicują zatem formy „dokumentów polskich” i „dokumentów zagranicznych” (wystawionych przez podmioty z zagranicy), żądając jedynie dodatkowo w odniesieniu do „dokumentów zagranicznych”, aby zostały złożone wraz z tłumaczeniem na język polski (nie musi to być tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego) (wyr. KIO z 10.3.2016 r., KIO 237/16, KIO 243/16).

Zatem powstaje pytanie o to jak zamawiający ma ocenić czy dokumenty zostały złożone we właściwej formie w sytuacji, gdy wykonawca składa zaświadczenie o niekaralności i klauzulę apostille jako skany wydruku dokumentu elektronicznego (na którym widnieje informacja o podpisie elektronicznym),  opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym wykonawcy?

W Hiszpanii dokumentem wydawanym na potwierdzenie niekaralności osób fizycznych jest zaświadczenie z Centralnego Rejestru Skazanych Ministerstwa Sprawiedliwości. Z tłumaczenia dokumentu dot. niekaralności wynika, że widnieje na nim adnotacja:

„dokument ten został podpisany elektronicznie na podstawie Ustawy 59/2003 z dnia 19 grudnia o podpisie elektronicznym oraz Ustawy z dnia 22 czerwca o dostępie elektronicznym obywateli do służb publicznych”.

W ocenie Kancelarii, co do zasady, forma zaświadczeń dotyczących niekaralności wystawionych przez organ państwa zagranicznego, które zostały złożone w formie skanu wydruku dokumentu elektronicznego (na którym widnieje informacja o podpisie elektronicznym), opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wykonawcy może budzić wątpliwości. Złożenie podpisu przez wykonawcę mogłoby świadczyć o tym, iż potwierdził on za zgodność z oryginałem kopię oryginalnego dokumentu w myśl § 14 ust. 2 rwd.  Jednak aby możliwym było dokonanie oceny, czy wydruk dokumentu elektronicznego, na którym widnieje informacja o podpisie elektronicznym stanowi oryginał, należałoby przeanalizować regulacje prawa danego państwa w tym zakresie.  W razie uznania, iż w myśl tych przepisów taki wydruk jest traktowany jak oryginał dokumentu, złożenie skanu i opatrzenie go podpisem kwalifikowanym przez wykonawcę byłoby prawidłowe.

Przykładowo, w ustawodawstwie polskim w przypadku zaświadczenia ZUS w myśl art. 50 ust. 4a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wydruk dokumentu elektronicznego stanowi oryginał dokumentu. Podobnie przewidziano w odniesieniu do wydruków komputerowych aktualnych i pełnych informacji o podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego – w art.  4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym  (t. j. Dz. U. 2018 r., poz. 986) gdzie określono, że „pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych i pełnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację, o których mowa w ust. 3”.

Z kolei zgodnie z ust. 3 „Centralna Informacja wydaje odpisy, wyciągi i zaświadczenia oraz udziela informacji z Rejestru, które mają moc dokumentów urzędowych, jeżeli zostały wydane w postaci papierowej lub elektronicznej”.

W takiej sytuacji – w ocenie Kancelarii – istnieją podstawy do zwrócenia się do Wykonawcy o złożenie wyjaśnień w trybie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp i udzielenie odpowiedzi na pytania: jakie przepisy obowiązujące w danym państwie zagranicznym regulują kwestię formy wydawania zaświadczeń dot. niekaralności oraz czy określono w nich, że wydruk dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do jego  wydania stanowi oryginał dokumentu lub ma zrównaną z nim moc?

Jeśli zaś chodzi konkretnie o zaświadczenie z Ministerstwa Sprawiedliwości Hiszpanii, to widnieje na nim informacja, że dokument można zweryfikować za pośrednictwem strony internetowej https://sede.mjusticia.gob.es/, na każdym zaświadczeniu widnieje też kod weryfikacyjny. W takim przypadku należy mieć na uwadze regulację § 10 ust. 1 rwd, zgodnie z którym w przypadku wskazania przez wykonawcę dostępności oświadczeń lub dokumentów dotyczących m.in. wykonawcy mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza RP, w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, zamawiający pobiera samodzielnie z tych baz danych wskazane przez wykonawcę oświadczenia lub dokumenty. Teoretycznie rzecz biorąc, zamawiający powinien mieć możliwość zweryfikowania takiego dokumentu, jednak strona internetowa umożliwiająca weryfikację i opis sposobu tej weryfikacji jest w języku hiszpańskim. Jeśli zamawiający z uwagi na treści sporządzone w języku obcym, miałby problem z dokonaniem weryfikacji, może zwrócić się do wykonawcy w trybie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp o wyjaśnienie sposobu, w jaki się tego dokonuje.

W celu ułatwienia weryfikacji hiszpańskich zaświadczeń o niekaralności, poniżej omówiono poszczególne elementy widniejące na stronie do weryfikacji zaświadczenia pod adresem https://sede.mjusticia.gob.es/:

1. „Codigo Seguro de Verification” oznacza „bezpieczny kod weryfikacyjny” – należy tu wpisać ciąg liter i cyfr rozpoczynający się od „SD:”, wskazany na lewym marginesie zaświadczenia,
2. „Documento de identidad” oznacza „Dokument tożsamości” – w tym miejscu wpisuje się numer identyfikacji podatkowej osoby, której zaświadczenie dotyczy, tj. 8 cyfr oraz literę,
3. Cambiar palabra” oznacza opcję zmiany hasła – do wyboru dla weryfikującego,
4. „Introduzca el texto que muestra la imagen” oznacza „Wprowadź tekst, który pokazuje obraz” – w tym miejscu wpisuje się wygenerowane automatycznie hasło,
5. „Consultar” oznacza „Sprawdź”.

W ten sposób uzyskuje się dostęp do elektronicznego oryginału dokumentu, ponieważ w razie prawidłowej weryfikacji pojawia się dokument identyczny z przedstawionym przez wykonawcę.